Stel je voor: er komt een groep belangrijke zakenmensen jouw bedrijf bezichtigen. In de laatste dagen loop je de hele checklist door: de lunch is geregeld, degenen die de rondleiding zullen doen zien er tiptop uit, iedereen is voorbereid… En dan dringt het ineens tot je door: er zijn
geen naambadges voor jouw personeel en / of voor de belangrijke gasten! Uitermate slordig natuurlijk, want naambadges zijn belangrijk in de omgang met mensen die elkaar nog niet zo goed kennen. Het maakt dan ook een slechte indruk wanneer je er geen hebt. Het kan zelfs zorgen dat de gasten gaan denken dat jouw bedrijf chaotisch of slecht georganiseerd is! Wat doe je nu?
Naambadges hergebruiken
Heb je al eerder
herbruikbare naambadges bestelt, bijvoorbeeld voor de medewerkers op een afdeling of voor een meeting of vergadering, dan kun je deze hergebruiken. Heb je er geen meer liggen en heb je écht geen tijd meer om iets anders te bedenken, dan kun je de badges van minder belangrijke medewerkers even een poosje ‘lenen’. Je maakt dan voor je gasten vlug een nieuw ontwerp met de
speciale software, je print de badges uit en je zet ze snel in elkaar. Zo kun je binnen een uur zorgen dat die speciale, belangrijke delegatie gasten keurig voorzien wordt van een
naambadge. Jouw bedrijf ziet er voor de buitenwereld keurig en goedgeorganiseerd uit en die badges krijgen je werknemers na het bezoek weer terug…
Spoedbestelling
De optie om badges van je medewerkers even te ‘lenen’ is echter niet ideaal. Je hebt er een hoop gedoe van en het is natuurlijk ook niet erg professioneel. Bovendien heb je misschien nog geen
herbruikbare naambadges in je bedrijf en zal je dus sowieso vlot aan de slag moeten om een blunder te voorkomen. Ontdek je je probleem een dag van tevoren, dan kun je gelukkig ook nog een spoedbestelling plaatsen. De
badges worden sowieso zo snel mogelijk geleverd (meestal is de bezorgtijd één tot twee werkdagen), maar als je écht haast hebt kun je kiezen voor de spoedbestelling. De klantenservice is 24/7 bereikbaar, dus zelfs als je in het weekend ontdekt dat er nog geen
naambadges zijn, kun je een spoedbestelling plaatsen. Geef wel altijd duidelijk aan dat het een spoedgeval is en wanneer je de badges uiterlijk nodig hebt!
Wanneer ontvang je de naambadges?
Afhankelijk van het bestelmoment, de aard van je bestelling en de spoed die erachter zit ontvang je je badges zo snel mogelijk. Dat betekent dat je vrijwel altijd direct de volgende dag je badges kunt verwachten. Zorg dat je ondanks je (begrijpelijke) haast goed je bestelling controleert. Is het duidelijk dat het gaat om een noodgeval? Kloppen de aantallen en de gegevens die je hebt doorgegeven? Het zou natuurlijk nog veel vervelender zijn als je dénkt dat de bestelling goed is gegaan en op de dag zelf blijkt dat je alsnog een probleem hebt. De klantenservice zal je dan ook altijd vragen om de bestelling te bevestigen vóórdat de badges daadwerkelijk worden besteld, om te voorkomen dat je door een vervelende blunder alsnog zonder goede naambadges zit.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Of het nu gaat om die zakendelegatie die op bezoek komt, een nieuwe medewerker die aan de slag gaat of iemand anders die een naambadge nodig heeft: het is een stuk professioneler om op tijd de naambadges in huis te hebben. Daarom is het sowieso verstandig om altijd meer badges te bestellen dan je eigenlijk nodig hebt, zodat je er altijd een paar in reserve hebt. Daarnaast is het praktisch om zelf de
software voor het maken van de badges in huis hebt, zodat je indien nodig je badges ook gemakkelijk kunt aanpassen. Zo ben je altijd voorbereid op spoedgevallen en zal je nooit met een rood hoofd moeten uitleggen dat de
naambadges niet aanwezig zijn.
